Система GTD Дэвида Аллена

Здравствуйте читатели http://aniramio.ru!

GTD Дэвида АлленаСегодня система GTD Дэвида Аллена многим известна и широко применяется на практике. Хочу немного остановиться на её основных моментах, так как, на мой взгляд, очень много полезного можно применить для того, чтобы повысить свою эффективность в делах, следуя её основным принципам.

«Доведение дел до завершения» - так переводится с английского на русский книга Дэвида Аллена «Getting Things Done» или  GTD. Эта книга известна в русском переводе под названием «Как привести дела в порядок». Именно она дала толчок к освобождению занятого человека от запоминания текущей информации о датах, времени встреч, выполнении мелких и не очень задач.

  • Каким образом? Просто перенеся напоминание об этом на внешние носители: электронные календари, телефонные напоминания через звонки и  смс, бумажные ежедневники.
  • Для чего это нужно? Просто, когда мы высвобождаем свою память и разум от запоминания того, что обязательно должно быть сделано в определенные сроки, мы можем полностью сконцентрироваться на качественном выполнении текущей задачи и делать это без отвлечения, боясь что-то забыть выполнить в будущем.

Основные методы  GTD

GTD нельзя считать частью тайм-менеджмента. Эта система направлена на эффективную организацию рабочего процесса, видения всех задач в целом и контроля над ними.

Для этого Дэвид Аллен предлагает использовать три модели:

Модель управления GTD  процессом информации

  1. Сбор входящей информации;
  2. Обработка по степени важности, срочности и нужности;
  3. Организация работы с проектами и задачами;
  4. Обзор и контроль за запланированным;
  5. Конкретные действия

Шестиуровневая модель GTD  обзора работы (основная модель)

Это своеобразная пирамида от постановки жизненной цели к ежедневным делам, которая дает ясную картину того, где мы находимся по отношению к своей жизненной цели.

  1. Жизненные цели
  2. Перспектива на 3—5 лет вперед;
  3. Планы на ближайшие 1—2 года;
  4. Конкретный круг обязанностей;
  5. Запланированные проекты;
  6. Ежедневные дела

Для контроля Дэвид рекомендует делать анализ каждую неделю. Это поможет расставлять приоритеты дел, собранных во время сбора информации, определение конкретных задач и их выполнение самостоятельно или делегируя другим, а также занесение их в соответствующие списки дел, телефонных звонком, отправки писем.

Естественный метод GTD планирования

  1. определение и постановка цели;
  2. конкретное виденье достигнутых или желаемых результатов;
  3. активный мозговой штурм;
  4. организация действий запланированного;
  5. определение следующего шага или конкретного действия.

Без правильного планирования дел трудно достичь намеченного качественно и в достаточно короткие сроки. Если человек в теме того, что планирует, то наверняка он сможет составить план так, что не нужно будет к нему возвращаться неоднократно и переделывать его. Этому может помочь система напоминаний извне.

Тогда можно будет выбросить все лишнее из головы и сосредоточится на действии. Научиться организовать напоминания через электронные календари, бумажные ежедневники, списки ежедневных дел – это 50 процентов успеха. Останется только выполнять намеченное. Всего несколько минут в конце рабочего дня и в начале следующего помогут организовать вашу продуктивную жизнь безо всякого стресса.

Основные принципы системы Дэвида Аллена GTD

1. Сбор информации на современном этапе происходит обычно на электронные носители:

электронные почтовые ящики, айфоны и смартфоны, ноутбуки и диктофоны, кто-то пользуется и блокнотом, и ежедневником. Главное регулярно очищать эту информацию и правильно обрабатывать.

2. Обработка информации

Вот схема обработки информации, предложенная Дэвидом Алленом:

  1. Рассматривая входящую информацию, задаем вопрос: «Что можно с этим сделать?»
    • Если ответ: «Ничего», то информация отправляется в «Корзину», в архив или в список «Сделать когда-нибудь».
    • Если ответ: «С этим можно что-то сделать», то возникает следующий вопрос: «Сколько это займет времени?».

- Ответ: «Меньше двух минут», то делаем сразу сами,  поручаем это дело кому-нибудь или планируем на ближайшее время.

- Ответ: «Больше двух минут», то планируем, выставляя приоритет по важности и срочности, используя принцип Парето, или если это глобальная тема, то отправляется на определение многоуровневых задач по данной теме.

3. Организация информации с помощью списков:

  1. Списки конкретных дел с выставлением приоритета и срока выполнения
  2. Списки по выполнению проектов, которые разложенные на конкретные шаги. Этому поможет постоянно задаваемый вопрос: «Что я для этого должен сделать?».

К примеру:

Задача: Нужно написать статью на тему...

Вопрос: Что я для этого должен сделать?

- Собрать материал по теме
- Написать черновик
- Откорректировать по тексту
- Проверить орфографию и синтаксис
- Подготовить иллюстрации
- Проверить уникальность текста и картинки

Затем по первому пункту проходим аналогично, задавая вопрос: «Что я должен сделать, чтобы собрать материал по теме?». Ответ: найти информацию на сайтах в сети, видео на Ютюбе, журнальные статьи, книги.

Так же отвечаем на вопрос «Что нужно сделать?» по всем пунктам. Планируя шаги при многоуровневом планировании таким образом сложно что-то упустить, а значит задача наверняка будет выполнена качественно и в срок.

3. Списки отложенных дел, которые регулярно анализируются по степени важности и необходимости. Они или переносятся в списки текущих дел или просто удаляются за ненадобностью.

4. Списки идей и возможных дел «сделаю когда-нибудь». Также как и отложенные дела периодически анализируются с помощью вопроса: «А мне это действительно нужно?»

Для организации работы с данной информацией в качестве напоминаний очень помогут различные планеры, как бумажные, так и электронные. О работе с ними можно прочесть здесь и здесь.

Очень большое значение имеет и система организации документации по ведению проектов с помощью папок, как бумажных, так и электронных в алфавитном порядке или по датам.

Дэвид Ален предлагает организовать свою документацию по принципу 43 папки, я переименовала их в «43 листа»:

  • 12 листов используются для долгосрочного планирования для каждого месяца
  • 31 лист для ежедневного планирования

Как только день прошел и проанализирован, а невыполненные дела перенесены на следующие дни то лист планирования на этот день можно выбросить и добавить чистый в конце. Так всегда для планирования на каждый день есть 31 лист.

4. Организация обзора информации

Составление списков и планирование действий малополезно без обзора или контроля над выполнением намеченного. Такой обзор Аллен рекомендует делать ежедневно, чтобы корректировать планы. Так как форс-мажорные обстоятельства или банальное откладывание на потом, может привести к тому, что по данной задаче будут выполняться в основном рутинные и неважные дела.

5. Конкретные действия для выполнения задачи

Чем лучше обработана информация, и выполнение задачи разложено на простые конкретные действия, тем легче и быстрее можно выполнить данную задачу. Когда знаешь что и за чем будешь делать, тем лучше это сделаешь. Аллен предупреждает, что время на организацию и планирование процесса работы не должно превышать времени самого физического действия.

Я для себя нашла много полезного в книге Дэвида Аддена о GTD как для организации работы, так и выполнения любых творческих задач. Но скажу честно, чтобы добраться до истины (я человек, ищущий конкретные рекомендации и шаги) мне пришлось протискиваться через большое количество слов и букв неконкретных, а скорее мотивирующих и объясняющих, почему эта книга будет для меня полезна. Поэтому мне захотелось написать эту статью, чтобы собрать в ней самое полезное, важное и конкретное из системы GTD .

И все же, попробуйте найти книгу Дэвида Аллена «Как привести дела в порядок» и не только прочтите её, но и проанализируйте. Это наверняка будет полезно тем, кто хочет стать эффективным в любом деле.

Успеха вам!

@М.Антонова

--------------------------------------------------

Больше на эту тему можно узнать из статей сайта  "Без Знаний нет УСПЕХА":

Понравилась статья – нажмите кнопку -

    Пусть друзья тоже узнают

    Опубликовать в LiveJournal
    Опубликовать в Мой Мир
    Опубликовать в Одноклассники

    14 комментариев

    1. Читала книгу Дэвида Аллена, и одно время применяла на практике. Но потом почему-то забросила. Спасибо за напоминание. Буду опять воплощать в жизнь. Потому что система действительно работающая.

    2. Я стараюсь не загадывать на много лет вперед. Слишком нестабильная ситуация в нашей стране. Поэтому эти пункты программы точно отмету. Мелкие дела обычно записываю, а вот остальные — точно не забуду.

      • Светлана, да сейчас сложно загадывать на будущее. Но глобальное видение своего будущего, согласно своим жизненным предпочтениям, все же нужно знать. Ведь один говорит о том, что хочет заработать много денег, а внутри мечтает писать стихи.

    3. Доброго времени суток!
      У Вас получилась отличная диаграмма по методологии GTD! Спасибо за неё. Наверно пришлось здорово поработать и многократно её переделывать. Вы брали подход по организации подобной диаграммы просто из головы или по какой то методике?

    4. Статья отличная, большое спасибо автору за тех, кому теперь не надо читать полностью эту книгу. Аллен откровенно не понравился. Действительно слишком многословен. В качестве более интересной и насыщенной рекомендую обратить внимание на книгу Т. Лимончелли «Тайм-менеджмент для системных администраторов». Не надо пугаться названия, если пропустить около 30 страниц предназначенных только для специалистов, то очень даже читабельна. Особенно на фоне Аллена и Архангельского.

    5. Очень удобная система планирования… Я сейчас как раз ее начинаю использовать и пока только позитивные впечатления. Главное — это не отходить от выбранной методики и контролировать себя. так как в начале можно «подзабивать» на выполнение запланированного из-за лени или усталости. Но. через некоторое время возникает понимание, сколько целей на день ставить без риска срыва, и мотивация увеличивается после ощутимого роста «само эффективности».

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *