Работа с электронной почтой

Работа с электронной почтойТак много интересного предлагает сегодня интернет, и мы стараемся не потерять информацию - подписываемся на различные рассылки, переписываемся с друзьями и заводим новые знакомства, используем почту в деловой переписке.

Как правильно организовать работу своей электронной почты? Этот вопрос волнует многих.

Существуют правила в деловой переписке с помощью электронной почты. За время её использования появились некоторые наработки по правилам работы и с электронной почтой. Это стало необходимо для того чтобы быть в курсе событий, не терять входящую информацию и оперативно на неё реагировать. Думаю, что знания о том, как работать со своей электронной почтой будут полезны многим.

Как правильно организовать работу электронной почты?

♦ Проверяйте почту в четко отведенное для этого время

Электронная почта обычно не является передачей неотложной информации, её используют для не срочных дел.

Для срочной информации есть телефоны, а в офисе её могут  передать и лично.  Поэтому если не оговорено заранее, что вам сейчас придет по почте важное письмо, то не проверяйте почту постоянно. Просто закройте программу на компьютере,  на время основной работы, чтобы во вкладке браузера или во всплывающем окошке не видеть постоянно приходящие письма. Это не будет отвлекать от важных дел. 

И, как ни странно, почта при этом будет разобрана за меньший промежуток времени, потому что мы будем ею заниматься целенаправленно, отведя специально время утром и вечером, а возможно и всего один раз в день. Это зависит от обстоятельств и рода вашей деятельности.

Все это, конечно, не касается тех, чья работа заключается в ответе на электронные письма, например в службе поддержки.

♦ Каждый вечер очищайте папку «Входящие»

Папка «Входящие» - это место сбора всей поступающей информации, которую нужно научиться быстро рассортировать. 

Для того чтобы рассортировать письма по темам нам нужно дополнительно создать  несколько важных папок. Например «Ответить», «Личное», «Работа», «Интересное», «Важное» и «Персоналии».

В каждой папке создайте подпапки. Папка «Персоналии» может содержать переписку с важными для вас людьми. К примеру,  в этой папке создаем подпапку «Иванов И.И.» и оговариваем правило (фильтр) в почтовом ящике, что все письма от Иванова И.И. будут сразу же отправляться в эту папку. Можно не волноваться, что вы пропустите это письмо, ведь в меню рядом с названием папки будет высвечиваться значок, что в этой папке находится не прочитанное письмо.

Так мы поступаем со всеми важными для нас письмами.

♦ Очищаем почту от спама

Сортируя письма, нужно обязательно не желательные послания и те, на которые вы не подписывались отмечать как спам.

У почтовой программы есть функция фильтра спама. Она способна запоминать подобные письма и при повторном отправлении от этого автора, письмо попадет сразу в папку спам.

Если вы не очистили эту папку сами, то через 30 дней все письма автоматически из папки спам удаляются и вам не нужно об этом беспокоиться.

Никогда не отвечайте на нежелательные письма, потому что вашу электронную почту могут использовать мошенники.

Выполняя правила работы с электронной почтой, ваш рабочий день будет более эффективным - вы сможете занимать меньше времени на сортировку, ответы и написание писем. Вот некоторые конкретные советы:

Правила работы с электронной почтой

  • Установите конкретное время для работы с электронной почтой. По окончании этой работы отключайте почтовый ящик.
  • Изучите возможности  и настройки почтового ящика. Это поможет вам быстро ориентироваться при работе с письмами.
  • Папку «Входящие» используйте как место сбора информации, которую нужно рассортировать. При этом используйте для пометок писем ярлыки. Каждый вечер эта папка должна быть пуста.
  • Настройте фильтры в почтовом ящике для раскладки важных писем сразу по тематическим папкам
  • Периодически чистите (отписывайтесь) рассылку от не интересных и не актуальных. Для этого установите график в календаре. Например, один раз в квартал. Чем чаще вы это делаете, тем меньше времени будет занимать такая чистка.
  • Ежедневно сортируйте письма в папке входящие и по возможности отвечайте на письма сразу.
  • Заготовьте заранее готовые шаблоны ответов на письма. Включите в свои ответы шаблон приветствия и подписи. Это существенно сэкономит время во время написания ответов на письма.
  • Старайтесь по возможности писать кратко. Дополнительную информацию прилагайте к письму отдельным файлом.
  • Вложенные в электронные письма файлы всегда проверяйте программой антивируса.
  • Соблюдайте правило: «одно письмо – одна тема». Так легче получателю работать с письмами.
  • Если вам от разных людей приходит один и тот же вопрос, то имеет смысл ответить публично на своем блоге или сайте и в письме дать ссылку на эту статью. Так вы сэкономите время на написание ответа и дадите полную информацию заинтересованным лицам.
  • Помните правило: чем меньше пишешь, тем меньше получаешь писем.
  • Сохраняйте архив отправленных писем.
  • Не предоставляйте пароль от аккаунта, где находится ваша почта третьим лицам.
  • Используйте функцию «Свойства письма», чтобы узнать дополнительную информацию о письме. Для этого нажмите на правую кнопку мышки  в режиме чтения письма.

Пользоваться этими правилами или нет решать вам. Но при организации работы с почтовым ящиком нужно помнить, что перепиской должны управлять мы, а не она нами. Электронная почта должна облегчить нашу жизнь, а не делать её более загруженной.

В следующей статье мы поговорим о правилах переписки по электронной почте.

@М.Антонова

--------------------------------------------------

Больше на эту тему можно узнать из статей сайта  "Без Знаний нет УСПЕХА":

Понравилась статья – нажмите кнопку -

    Пусть друзья тоже узнают

    Опубликовать в LiveJournal
    Опубликовать в Мой Мир
    Опубликовать в Одноклассники

    3 комментариев

    1. Отличные правила работы с электронной почтой. Жаль, что я не знала их раньше. На сегодня у меня накопилась огромная уйма непрочитанных мною писем, многие из них наверное уже неактуальны. Что с ними делать? Наверное надо все удалить и начать жизнь с чистого листа.

      • Надежда, попробуйте запланировать работу с этими письмами в течение 15-20 минут ежедневно. А может быть вы правы — проще удалить все и начать новую, организованную жизнь…

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *