Как систематизировать информацию на компьютере

Как систематизировать информацию на компьютереКак навести порядок, систематизировать или упорядочить информацию на компьютере? Этот вопрос возникает периодически у каждого пользователя компьютера. Я не исключение.

За несколько лет работы с компьютером мне не раз приходилось чистить его от лишней информации и упорядочивать файлы так, чтобы можно было с ними легко работать. Но информации «много не бывает» - она множится на компьютере с геометрической прогрессией и поэтому процесс систематизации требует ежедневной рутиной работы.

Конечно, можно ограничиться функцией поиска. Это эффективно, если знаешь, что искать. А если нужно найти фильм «не помню названия», а файлов с видео на компьютере очень и очень много? Тут функция поиска мало чем поможет. Выход один систематизировать информацию как в хорошей библиотеке.

Для того чтобы правильно упорядочить файлы с информацией на компьютере, я просмотрела множество статей в интернете, а также прочитала обсуждения по этому вопросу на форумах. Кое-что применила, кое-что у меня не прижилось. Своим личным опытом, как я наводила порядок на компьютере, хочу поделиться с вами.

Как упорядочить информацию на компьютере

Прежде всего, создаем структуру хранения информации в компьютере. Кто – то может сказать, что в проводнике по умолчанию уже создан рубрикатор информации «Библиотеки» с папками «Документы», «Видео», «Изображения», «Музыка». Но проблема в том, что эти папки находятся на диске C, там, где расположены системные программы компьютера. В случае неполадки с диском C (например, операционная система выйдет из строя) вся собранная в библиотеку информация будет потеряна. Да и большой объем созданных текущих папок и файлов тормозит работу операционной системы.

Поэтому обычно эту информацию помещают на отдельно созданный диск.  Для этого делят жесткий диск на несколько. Подробнее как это сделать можно прочесть в этой статьеУ меня три части диска:

  1. C – здесь находится операционная система и системные программы
  2. D – прикладные программы с дополнительными функциями
  3. E – документы и файлы

Конечно же, лучше всего иметь внешний съемный диск для хранения информации, но, к сожалению, пока не все это могут себе позволить. Вот и я для своих документов создала библиотеку имеющейся информации на диске E .

  • Кстати, папки, которые находятся на рабочем столе, тоже хранятся на диске C. На рабочем столе я размещаю только ярлыки, которые открывают нужный мне файл.

Как навести порядок в папках и файлах компьютера

С чего начать? Сначала нужно начать с упорядочивания имеющейся информации на рабочем столе. Удаляем все лишнее: недействующие ярлыки, не востребованные файлы. Очищаем корзину.

Создаем временную папку. Зачем это нужно? Пока у нас нет четкой структуры хранения документов на компьютере, используем эту папку для помещения в неё тех файлов, которые пока не знаем куда положить.

Теперь начиная с рабочего стола, файлы раскладываем по тематическим папкам диска Е. В дальнейшем внутри каждой папки нужно будет создать узкотематические подпапки. 

Для облегчения работы: в поиске можно найти дублированные файлы (особенно это касается фотографий). Например, введите слово «документ», посмотрите, сколько у вас безымянных документов. Открывайте, сортируйте, а если не определились точно куда поместить этот файл, то положите его во временную папку. 

Хочу предложить небольшую подсказку для быстрой работы на компьютере во время сортировки документов и файлов.

Ctrl+c - копировать файл
Ctrl+v - вставить то, что было скопировано
Ctrl+x - вырезать (файл копируется, но после того как Вы его вставите куда-то, то первый удалится, удобно для переноса документов из одного места в другое, чтобы не плодить копии)
Ctrl+z - отменить предыдущее действие
Delete - удалить (перемещается в корзину)
Shifl+Delete - удалить навсегда (файл удаляется с компьютера, восстановить будет невозможно)

Обратите внимание на следующие советы:

  • Продумайте четкую структуру хранения информации, чтобы файлы одной тематики не находились в разных папках
  • Не создавайте очень большую степень вложенности папок (не больше 3-5)
  • Нельзя, чтобы все документы находились в одной папке. Это просто неудобно для поиска. Слишком низкая степень вложенности папок - это тоже неправильно.
  • Название каждой папки должно отражать суть содержимого в ней. Избегайте давать такие названия как «новая папка», а файлу - «1.docx»
  • Иногда возникает необходимость давать папке длинное название. Но если она не активна, то его полностью не видно. Поэтому суть содержимого папки должно отражаться в начале её названия.
  • Выработайте привычку созданным и скачанным файлам сразу давать информативное название.
  • После завершения работы с файлом или документом сразу его поместите на  законное место. У меня на диске Е создана папка под названием «Текущие». Её ярлык находится на рабочем столе. Все с чем работаю, находится там. По завершении работы документ отправляется на свое прописанное ему место.
  • Удаляйте не нужную информацию без сожаления.

Конечно, вся эта работа (если она не делалась давно) требует дополнительного времени. Но если вы в свой план внесете пункт по систематизации информации на компьютере на 15-30 минут, то это будет не так утомительно.

Заняться упорядочиванием информации все же нужно, ведь эффективность нашей жизни зависит от того, насколько мы организованы, в том числе и при работе на компьютере. Это подобно порядку на вашем обычном рабочем столе. Но там творческий беспорядок допускается, а вот компьютер, может стать «бермудским треугольником» - если что потеряешь, то искать можно очень долго.

Не откладывайте на долго такое полезное занятие, как наведение порядка среди множества папок и файлов вашего компьютера.

@М.Антонова

---------------------------------------------------

Больше на эту тему можно узнать из статей сайта  "Без Знаний нет УСПЕХА":

 

Понравилась статья – нажмите кнопку -

    Пусть друзья тоже узнают

    Опубликовать в LiveJournal
    Опубликовать в Мой Мир
    Опубликовать в Одноклассники

    11 комментариев

    1. Марина, Вы поменяли тему блога… или дизайн?
      Я сразу даже не узнал Ваш блог.
      По поводу статьи… вопрос хранения всевозможных файлов и видео материалов, программ и т.д., очень важен. Постоянно пытаюсь всё это упорядочить, но со временем полный завал. До сих пор не нашёл оптимальное решение. Хотя многие описанные Вами методы, применяю… У меня в место названия ТЕКУЩАЯ, стоит — РАБОЧАЯ (-:

      • Николай, планирую написать цикл статей на эту тему: и о хранении документов, видео-, аудио- файлов. Сама постоянно беспокоилась, что порядка с информацией в компьютере не было. Сейчас все более-менее в порядке.

    2. Статья очень полезная у меня скопилось много фотографий, а удалять нельзя, мало ли что с сайтом может случиться храню в компе, но они уже заполнили почти всю память.

    3. Марина, действительно, было бы здорово, если бы «разжевали» все для таких «спецов», как я, потому, что у меня на компьютере такая чехарда, а как правильно, поэтапно все разложить, не знаю. Даже тот же диск Е, как создать, не знаю.

    4. Я почти не пользуюсь папкой «Мои документы». У меня на компе структурированный порядок: отдельно папка с музыкой, отдельно видео, отдельно — мой сайт, а в ней вложенные папки по темам.
      Кстати, на рабочем столе нужно как можно меньше ярлыков хранить, это влияет на скорость работы.

      • Нурболат, спасибо за оценку моей работы. Ссылка на вашу статью поможет многим систематизировать информацию на своем компьютере. Ведь многие смогут разделить диск С на части.

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *