Как разобраться с делами

Как разобраться с деламиПомните, в 90-х годах был популярным фильм «Как разобраться с делами» в главной роли, которого был Джеймс Белуши. Все проблемы у него начались тогда, когда он нашел чужой ежедневник с массой запланированных дел.…

Но сейчас речь не об этом. В этой статье поговорим о том, как разобраться с делами, которые возникают у нас подобно лавине.

В одной из предыдущих статей я рассказала о системе GTD Дэвида Аллена. Эта система, на мой взгляд, является основой любого планирования дел, которые мы хотим обязательно завершить.

Все мы разные - для кого-то нужны графики, для кого-то таблицы и списки. Одни не могут представить себе организацию дел без электронных гаджетов (календарей с напоминалками, электронных ежедневников), другие без ручки и блокнота не мыслят своей жизни. Все, кто планирует свои дела, обычно стремятся к одной цели не забыть сделать то, что наметил. И вопрос: как разобраться со всеми делами, - для них всегда актуален.

Но, к сожалению, дел не становится меньше и тут приходит на помощь система Аллена, которая помогает расставить приоритеты в делах и отсортировать задачи на нужные и не нужные. Это все верно и, действительно, облегчает жизнь. Но порой завалы опять возникают и из-за этого появляется чувство безысходности, просто руки опускаются- не хочется ничего делать.

Как разобраться с делами

На мой взгляд, во многом проблема не успевания заключается в неумении сконцентрироваться на делах. У всех нас бывали случаи, когда занимаясь чем-либо наши мысли витали где-то далеко. Если это рутинная работа, например мытье посуды, то такие отвлечения даже помогают. Я, например, в это время продумываю сюжет будущей статьи. Но если во время чтения или даже написания самой статьи мысли совсем не об этом, то это плохо - и дела затягиваются, и вдохновение теряется. Осознание того, что еще впереди много других дел, мешает сосредоточиться на текущей задаче. Больше всего тревожит то, что можно забыть что-то сделать.

Хорошо военным, у них приказ – хочешь, не хочешь, обязан выполнить. Тут уж не до отвлечений. Но у штатских не так. Позволяем себе раскачку, отвлечения или просто неумение организовать эту кучу дел так, чтобы ничего не упустить.

Как я «разбираюсь» с делами

Теперь об обещанных фишках. Когда-то я работала в одном учреждении, и наш начальник каждое утро начинал с того, что у него на столе появлялись отрывные бумажки с записями. И все кто приходил к нему с какими-то проблемами замечали, что он их перекладывает с места на место. Возникла проблема, он что-то пишет на бумажку и кладет на стол. Телефонный звонок – делает то же самое. Проблема решена, бумажка в корзину, возникла – записал и на стол. Какой-то постоянный пасьянс из задач и проблем! Эта система по решению возникающих задач у меня отпечаталась в памяти надолго. Но применить её на деле я смогла только через несколько лет. И хочу вам сказать, что она работает.

Все текущие дела и возникающие в процессе записываю на отдельный листочек. В первый раз у меня получилось, что-то около 50 листочков. Я подумала тогда – это кошмар, сколько макулатуры, когда я смогу со всем этим разобраться?! Но когда я увидела весь объем задач, мне, как ни странно, стало легче. Теперь нет неосознанного страха перед тем, что что-то забуду или не сделаю.

Главная цель в том, чтобы создаваемых листочков было меньше, чем выбрасываемых. Так кучка листиков будет уменьшаться. В течение дня возникают задачи, которые решаются сразу или планируются на какой-то день. И тут мне пришла мысль сделать картотеку планируемых дел со сроками выполнения записанных на листиках и раскладывать их по датам. Но не прижилось это. Планирование долгосрочных дел в ежедневнике и в электронном календаре работает лучше. А вот текущие мелкие дела на листиках, которые после завершения можно выбросить, очень наглядны и легко как планируются,так и выполняются.

Возможно, этот способ не упустить ничего из того, что нужно сделать с помощью отрывных листиков вам и не подойдет, но у меня он работает. Он помогает мне разобраться с делами, вернее не упустить ничего из текущих дел.

И еще одно, когда возникают дела, которые можно сделать быстро, затрачивая на это не больше пяти минут, лучше делать их сразу и не откладывать на потом. Так мы избавимся от большого количества текучки.

Еще мне очень помогает составление плана выполнения одного дела в виде разветвлений. Получается своеобразное дерево с веточками более мелких задач. Начиная с мелких планов-веточек, в конце концов, будет выполнена основная задача  -срублен ствол. Но об этом подробнее в следующий раз.

@М.Антонова

--------------------------------------------------

Больше на эту тему можно узнать из статей сайта  "Без Знаний нет УСПЕХА":

  1. Я за бумажный ежедневник
  2. Умеете ли вы работать со списками?
  3. А вы используете таймер времени?
  4. Дневник успеха и самооценка
  5. Как составить план на год по всем правилам

Понравилась статья – нажмите кнопку -

    Пусть друзья тоже узнают

    Опубликовать в LiveJournal
    Опубликовать в Мой Мир
    Опубликовать в Одноклассники

    6 комментариев

    1. Марина, в бытность работы я так же , как и начальник в примере статьи,раскладывала «пасьянс» из небольших листочков: выполнил — выбросил. На пенсии жизнь потекла в другом ритме, глобальных задач перед собой не ставлю, так что с делами разбираюсь легко и просто. Кстати, так же, как и у тебя мысли о сюжете статье приходят неожиданно и я их вынашиваю, как женщина беременность, конечно не 9 месяцев, но порой засыпаю и просыпаюсь с мыслями о сюжете.

    2. Уже много лет веду ежедневники, куда вписываю свои дела, и даже, если нет времени выполнить что-то менее срочное, возвращаюсь, и доделываю чуть позже. Только самые срочные в настенный календарь, дублирую так сказать. Мне так легче жить.

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *