Как работать с электронными письмами

Работа с электронными письмамиПродолжаем цикл статей на тему о работе с электронной почтой. Сегодня речь пойдет о правилах написания электронных писем и особенностях работы с ними.

Есть существенная разница между написанием бумажных и электронных писем, а также можно найти и специфические отличия в работе с ними.

Деловая бумажная переписка в бизнесе за много времени существования изучена, организована, упорядочена и имеет свои правила в делопроизводстве. Но сейчас все актуальнее становится работа с электронными письмами. Такая передача информации постепенно вытесняет бумаготворчество и занимает первые позиции. Если в деловой сфере бизнеса этому предается все большее значение, то в личной переписке и при удаленной работе для многих организация работы с личными письмами и деловой перепиской порой вызывает трудности.

Поэтому я предлагаю вам познакомиться с некоторыми правилами ведения электронной переписки.

Как работать с электронными письмами

  • На срочные письма лучше ответить не откладывая. Если же время терпит или для ответа нам нужно какое-то время, то переложим его в папку «Ответить» и занесем это дело в свой бумажный ежедневник или календарь, который обычно встроен в аккаунт там, где находится ваша электронная почта.
  • Если вы долгое время не отвечали на письма, например, были в отпуске,  то вам важно рассортировать их по приоритету: срочно; важно и быстро; важно и время терпит.  Заготовьте шаблон для массового ответа всем отправителям этих писем, в которых будет сказано, что вы письмо получили и в скором времени ответите. Отведите специально время в течение дня и планомерно отвечайте на скопившиеся письма, начав с последних. Почему с последних? Потому что многие вопросы давних писем могли стать уже не актуальными. Если задача была важной, но сроки прошли, то можно выяснить, нужно ли её еще решать или нет.
  • Для того чтобы разгрузить почтовый ящик и время для ответов на письма со срочными вопросами иногда лучше воспользоваться телефоном или личным общением, ведь обычно для разъяснений в письменном виде нужно затратить намного больше времени, чем при личной беседе. И еще, чем меньше вы пишите писем по электронной почте, тем меньше получаете ответов.
  • Получив письмо, не нужно сразу же в ответ посылать уведомление, что вы его получили и ответите в скором времени. Это только заполняет почту не важными письмами. Лучше написать одно полноценное письмо, чем использовать почту подобно чату для коротких ответов на уточняющие вопросы. 
  • Избегайте конфиденциальной информации, ведь любое письмо можно переслать на другой адрес. Отправляйте письма только тем, кто должен прочитать их. Копируя письма многим, вы неизбежно получите много ответов. Нужно помнить, что перегружая почтовые ящики других людей, мы неуважительно к ним относимся и вызываем этим только раздражение.
  • Есть правило в деловой переписке по электронной почте писать настолько кратко, насколько это возможно. Даже положительный ответ в форме «Ок!» не является предосудительным в переписке по электронной почте. Потому что здесь главное передать суть и при этом сэкономить время собеседника. Да и короткое письмо скорее прочтут, чем полный  отчет.  Поэтому лучше писать короткие и конкретные письма и при необходимости прилагать файл с подробной информацией, предварительно его заархивировав. Если получателю эта информация важна, он обязательно с ней ознакомится и откроет файл. Различные витиеватые вступления, расшаркивания приветствиями в деловой переписке ни к чему. Конечно, это не касается личных писем.
  • В самом начале письма напишите его тему, обозначив её кратко и ясно. Так легче и быстрее можно будет понять, о чем письмо.
  • При переписке старайтесь использовать понятные выражения и слова. Это нужно для того, чтобы избежать недопонимания и траты времени для дополнительных разъяснений. Так же избегайте шуток и проявлением эмоций. В тексте их сложно выразить точно, в результате могут возникнуть недопонимания. Поэтому лучше для передачи эмоций использовать смайлики.
  • Не пишите все письмо заглавными буквами. Это воспринимается как кричащий текст. Проверяйте орфографические ошибки.  В деловой переписке допущение безграмотности расценивается как  отсутствие профессионализма.

Что делать, чтобы избежать конфликтных ситуаций при переписке

  1. При возникновении конфликтов в электронной переписке существуют свои правила этикета. Получив провокационное письмо, не пишите ответ сразу, дайте эмоциям остыть и угаснуть обиде. Правило «сосчитать до десяти» в данном случае действует и здесь. Нужно время, чтобы мы смогли контролировать ситуацию и выбрать правильную реакцию на конфликт. Важно отделить саму проблему от возникшей эмоции.  Правильно решать проблему, а не зацикливаться на негативе.
  2. Любую критику нужно излагать лично, но не в письме. Если все же приходится обязательно ответить, то проверьте насколько конструктивно ваше письмо. И отправьте послание не сразу, а через время, предварительно перечитав его. Подробнее о том, как реагировать на письменный негатив можно прочесть здесь.
  3. Нужно помнить, что, несмотря на то, что электронное письмо, как документ не имеет официального статуса, оно является доказательством в суде. Поэтому отправляя письмо, проверьте и убедитесь, могут ли его использовать против вас. Если есть хоть какое-то сомнение, то лучше обсудите вопрос при личной встрече.
  4. Храните архивы электронной почты. Это поможет разрешить различные вопросы, да и защитит от необоснованной претензии.

Чтобы наша работа была эффективной, а жизнь не была заполонена ненужной информацией, всем нам хорошо бы научиться вести переписку в электронном виде. Хотим мы этого или нет – это уже реальность нашего времени.

Тема сегодняшней статьи была "Как работать с электронными письмами", в которой даны советы о том, как во время работы с электронной почтой придерживаться правил электронной переписки и соблюдать при этом этикет, чтобы избегать различных конфликтных ситуаций. Соблюдайте эти рекомендации и эффективность вашей работы поможет достичь успеха в ваших начинаниях.

@М.Антонова

--------------------------------------------------

Больше на эту тему можно узнать из статей сайта  "Без Знаний нет УСПЕХА":

Понравилась статья – нажмите кнопку -

    Пусть друзья тоже узнают

    Опубликовать в LiveJournal
    Опубликовать в Мой Мир
    Опубликовать в Одноклассники

    2 комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *